Telegram Записаться на диагностику

Процессы Финансы Кейсы О нас Блог Записаться на диагностику ✈ Написать в Telegram

Кейс · Поставки оборудования

Коммерческое предложение за 10–15 минут вместо 30, а руководитель видит работу каждого менеджера

Автоматизировали расчёт и формирование КП в один клик и собрали аналитику отдела продаж, которой раньше не было совсем.

Поставки оборудования10 менеджеровАвтоматизация КП и аналитика продажВнедрение за 3 недели

Хочу так же

О клиенте

Компания поставляет промышленное оборудование и работает через тендеры и прямые заявки клиентов. Клиенты присылают заявки, менеджеры должны оперативно посчитать позиции и выставить КП. В отделе продаж около 10 менеджеров, объём заявок большой.

Как было

У компании было шесть шаблонов КП под разные типы заявок и три отдельные Excel-таблицы:

Таблица заявок: все входящие заявки.
Таблица расчёта: позиционный расчёт по каждой заявке.
Таблица аналитики: куда данные из первых двух переносили вручную.

Чтобы выставить одно КП, менеджер считал позиции в таблице, а потом вручную переносил каждую строку в нужный шаблон. Аналитика по сути не работала: руководитель не видел, сколько заявок в работе, как быстро их обрабатывают и кто из менеджеров эффективнее. Отдел продаж работал вслепую.

Цена проблемы

~30 минутВремя на одно КП

16–20Максимум КП в день на менеджера

~10Менеджеров, занятых ручным переносом

ОтсутствовалаАналитика по менеджерам

Каждое КП требовало ручного переноса позиций, а значит, давало риск ошибки в цене или количестве.

Что сделали

01

Личная таблица каждого менеджера

В ней менеджер ведёт заявки и делает расчёт. История сохраняется.

02

КП в одну кнопку

После расчёта менеджер нажимает кнопку, и КП формируется автоматически по нужному шаблону. Ручного ввода нет, кроме самого расчёта.

03

Быстрый повтор

Если клиент вернулся через время, менеджер находит его расчёт, правит позицию и снова одной кнопкой получает новое КП.

04

Итоговая аналитика для руководителя

Данные всех менеджеров автоматически собираются в одну таблицу «Аналитика», с отчётами по статусам, менеджерам и периодам. По каждой заявке формируется сообщение в Telegram.

Как стало

ДоПосле

Время на одно КП~30 минут10–15 минут

Перенос позиций в КПВручнуюАвтоматически, одной кнопкой

Таблиц у менеджера3 общие + 6 шаблонов1 личная

Аналитика по отделуНе былоАвтоматическая, в реальном времени

Руководитель видит в одной таблице, сколько заявок пришло, как быстро их обработали, сколько КП выставил каждый менеджер и кто работает лучше. Решения по отделу продаж теперь принимаются на основе актуальных данных, а не ощущений.

Было

Таблица учёта тендеров — Поставщик оборудования, 10 менеджеров — Общая таблица тендеров и заявок: статусы, суммы и комментарии вносили вручную и отмечали цветом.

Архив «Учёт тендеров» — Поставщик оборудования, 10 менеджеров — Старый реестр тендеров с 2024 года: данные разбросаны по листам, большая часть колонок не заполнена.

КП в Word — Поставщик оборудования, 10 менеджеров — Коммерческое предложение в Word: позиции, цены и условия переносили из расчёта руками.

Расчёт в Excel — Поставщик оборудования, 10 менеджеров — Расчёт в отдельном Excel-файле: закупочная цена, наценка, срок поставки. Отдельный файл на каждое КП.

Стало

Отчёт по менеджерам — Поставщик оборудования, 10 менеджеров — Отчёт по менеджерам: количество КП, победы, конверсия, сумма выигранного и число позиций по каждому менеджеру за месяц, квартал, 9 месяцев и год.

Сводный отчёт — Поставщик оборудования, 10 менеджеров — Сводный отчёт с фильтром по периоду, менеджеру и отделу: КП, выигрыши, конверсия, средняя маржа, сумма счетов, разбивка заявок по статусам.

Активные заявки — Поставщик оборудования, 10 менеджеров — Активные заявки: сколько заявок у каждого менеджера в работе, на дозапросе и на каждом этапе подачи.

Реестр заявок — Поставщик оборудования, 10 менеджеров — Единый реестр заявок: тип (тендер или заявка), НМЦ, сумма закупа и продажи, дедлайн, статус, менеджер, ссылка на расчёт и сообщение в Telegram.

Видео-разбор: было и стало

Менеджеры тратят время на ручную рутину, а вы не видите, кто из них реально работает?

Покажем, как автоматизировать КП и счета и получить прозрачную аналитику по отделу продаж.

Разобрать мою ситуацию Написать в Telegram

Начнём с диагностики

Покажем, сколько работы у вас делается руками зря — до того, как вы что-то решите заказывать.

Карта процессовКак работа идёт на самом деле, а не как задумано
Список узких местПо влиянию на деньги и управляемость
Предложение по решениюС чего начать, на чём собрать, сроки и стоимость

Другой кейс

Сеть из 17 филиалов перестала тратить ~160 000 ₽ в месяц на ручной сбор отчётов

Сеть косметологии, 17 филиалов

Читать кейс →

Все кейсы →